Tu organización puede tener una gran oferta de formación. Cursos obligatorios, programas de liderazgo, capacitaciones técnicas, onboarding y contenidos de desarrollo profesional.

Sin embargo, muchas veces ocurre algo curioso: las personas no encuentran lo que necesitan.

No porque los cursos no existan. No porque la plataforma no funcione. Simplemente porque el conocimiento está disponible, pero no es fácil de encontrar.

En Eh Ideas! vemos esta situación con frecuencia. Organizaciones que han invertido tiempo y recursos en generar contenidos valiosos, pero cuyos colaboradores no saben qué curso hacer, por dónde empezar o cómo relacionar una capacitación con su rol y sus objetivos.

Cuando esto sucede, el problema no suele ser la cantidad de contenidos. El problema suele estar en cómo están organizados.

Las bibliotecas llevan siglos enfrentando un desafío similar: ¿cómo ayudar a una persona a encontrar un recurso específico entre miles de opciones disponibles?

La respuesta nunca fue acumular más libros.

La respuesta fue organizar el conocimiento.

Las ciencias de la información desarrollaron métodos para clasificar, relacionar y facilitar el acceso a los contenidos. Hoy, los entornos digitales enfrentan exactamente el mismo desafío.

Un campus virtual con cientos de cursos necesita algo más que almacenamiento. Necesita una estructura que ayude a las personas a orientarse.

Porque un contenido que nadie encuentra genera el mismo impacto que un contenido que no existe.

Existe un concepto muy utilizado en arquitectura de la información llamado “encontrabilidad”.

La encontrabilidad hace referencia a la facilidad con la que una persona puede localizar la información que necesita en un momento determinado.

Pensemos en una situación habitual.

Una persona ingresa a la plataforma de aprendizaje y encuentra una lista extensa de cursos.

Entonces aparecen las preguntas:

• ¿Cuál debería hacer primero?
• ¿Qué cursos son relevantes para mi trabajo?
• ¿Qué capacitación me ayudará a crecer profesionalmente?
• ¿Qué contenidos son obligatorios?
• ¿Qué me falta para completar un recorrido?

Si el catálogo no responde estas preguntas, cada usuario debe construir su propio camino.

Y cuando el esfuerzo para encontrar información es demasiado alto, muchas personas abandonan la búsqueda antes de comenzar a aprender.

Cuando pensamos en una plataforma de formación solemos concentrarnos en los cursos.

Sin embargo, la experiencia de aprendizaje comienza mucho antes de abrir un contenido.

Empieza cuando una persona intenta orientarse dentro del entorno.

Por eso, en eh! ideas trabajamos la organización de los catálogos como parte de la experiencia de aprendizaje.

Nuestro objetivo no es únicamente mostrar cursos disponibles.

Buscamos que cada persona pueda entender rápidamente:

• Dónde está.
• Qué contenidos tiene disponibles.
• Cuáles son relevantes para su perfil.
• Cómo puede avanzar.
• Qué recorrido de aprendizaje está construyendo.

La arquitectura de la información es la disciplina que organiza espacios digitales para que las personas puedan encontrar y comprender lo que buscan.

Aunque el concepto pueda sonar técnico, todos interactuamos con buenas y malas arquitecturas de información todos los días.

Un sitio web confuso, una tienda online difícil de navegar o una aplicación donde no encuentras una función son ejemplos de problemas de organización de la información.

Los catálogos de formación enfrentan exactamente el mismo desafío.

Por eso, cuando diseñamos un catálogo, no pensamos únicamente en cursos. Pensamos en cómo las personas buscarán, interpretarán y utilizarán esos contenidos.

No existe una estructura única que funcione para todas las organizaciones.

Cada catálogo debe responder a la lógica del negocio, los perfiles de usuario y los objetivos de aprendizaje.

Sin embargo, existen algunos criterios que utilizamos con frecuencia.

Por áreas o funciones

Ayuda a que las personas encuentren rápidamente los contenidos relacionados con su trabajo.

Por ejemplo:

• Ventas.
• Atención al cliente.
• Operaciones.
• Tecnología.
• Recursos humanos.

Por competencias

Permite agrupar conocimientos relacionados con habilidades específicas.

Por ejemplo:

• Liderazgo.
• Comunicación.
• Gestión de proyectos.
• Negociación.
• Trabajo colaborativo.

Por nivel de desarrollo

Facilita la progresión y permite construir recorridos claros.

Por ejemplo:

• Inicial.
• Intermedio.
• Avanzado.

Por procesos de negocio

Conecta el aprendizaje con actividades concretas de la organización.

Por ejemplo:

• Onboarding.
• Calidad.
• Seguridad.
• Cumplimiento.
• Atención al cliente.

Por itinerarios de crecimiento

Ayuda a visualizar trayectorias formativas y oportunidades de desarrollo.

Por ejemplo:

• Nuevo ingreso.
• Especialista.
• Supervisor.
• Líder de equipo.
• Gerencia.

Una de las enseñanzas más valiosas de las ciencias de la información es que las personas no buscan contenidos de manera aleatoria.

Buscan resolver necesidades.

Por eso, una buena organización no se basa únicamente en clasificar información. También debe comprender cómo las personas piensan, buscan y toman decisiones.

Cuando reorganizamos un catálogo, no estamos moviendo cursos de lugar.

Estamos construyendo caminos para que el conocimiento pueda encontrarse y utilizarse con mayor facilidad.

En muchos proyectos encontramos catálogos que crecieron de forma natural durante años.

Cada necesidad generó un nuevo curso. Cada iniciativa sumó una nueva capacitación.

El resultado suele ser una gran cantidad de contenidos valiosos, pero sin una lógica clara para navegar entre ellos.

Al reorganizar esos mismos contenidos mediante categorías, recorridos y criterios de clasificación, la experiencia cambia por completo.

Las personas encuentran más rápido lo que necesitan.

Los responsables de formación pueden comunicar mejor los recorridos.

Y el conocimiento existente adquiere más valor porque se vuelve visible.

Sin crear un solo curso nuevo.

¿Tu catálogo ayuda a las personas a encontrar lo que necesitan o las obliga a buscar demasiado?

Descarga nuestra checklist gratuita y evalúa aspectos clave como:

• Organización de categorías.
• Claridad de los recorridos.
• Facilidad de búsqueda.
• Coherencia de la clasificación.
• Visibilidad de los contenidos prioritarios.
• Experiencia de navegación.
• Relación entre cursos y perfiles.

Una herramienta simple para identificar oportunidades de mejora y transformar tu catálogo en una verdadera puerta de acceso al conocimiento.

Las organizaciones suelen invertir grandes esfuerzos en crear nuevos contenidos. Sin embargo, muchas veces la oportunidad más importante está en aprovechar mejor lo que ya existe.

Un catálogo bien organizado facilita el acceso, mejora la experiencia de aprendizaje y ayuda a que las personas encuentren el contenido adecuado en el momento adecuado.

En eh! ideas creemos que gestionar la formación también implica gestionar el conocimiento. Y para que el conocimiento genere impacto, primero tiene que ser fácil de encontrar.

¿Tu catálogo está ayudando a las personas a aprender o simplemente les está mostrando una lista de cursos?